Joogantain sidosryhmä-, verkkopalvelu- ja asiakasrekisterin tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen. Ajan tasalla oleva tietosuojaseloste löytyy kotisivuiltamme.
1. Rekisterinpitäjä
Tmi Ulla Honkimaa / #joogantai
Y-tunnus: 2024814-2
Yhteystiedot:
Härköilänsyrjä 5 20, 03100 Nummela
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:
Ulla Honkimaa
Härköilänsyrjä 5 20, 03100 Nummela
ulla@joogantai.fi
2. Rekisteröidyt
1) Joogantain sidosryhmärekisteri
-
Joogantain yhteistyökumppanit ja heidän yhteyshenkilönsä.
-
2) Joogantain asiakasrekisteri
-
Olemassa olevat asiakkaat
-
Joogantain Yoga Famiin liittyneet ja tapahtumiin ilmoittautuneet eli uutiskirjetilaajat, potentiaaliset asiakkaat sekä tapahtumista ja palveluista kiinnostuneet.
-
Verkkopalveluiden käyttäjät (sähköinen ajanvaraus, tapahtumiin/koulutuksiin ilmoittautuminen verkkokauppa, verkkokoulutukset)
-
Sopimus yksityisohjauksesta, jossa rekisteröity on osapuolena
3. Rekistereiden pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin pitämisen peruste:
1) Joogantain sidosryhmärekisteri:
Henkilötietoja käsitellään suostumuksen tai oikeutetun edun perusteella.
Suostumus on kerätty sähköisellä lomakkeella, sähköpostista, sähköisellä tai paperisella lomakkeella tai esimerkiksi jonkin tapahtuman yhteydessä.
Markkinointilupa pyritään selvittämään heti liittymisen yhteydessä.
2) Joogantain asiakasrekisteri:
Henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella tai sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena.
Suostumus on kerätty sähköisellä lomakkeella, sähköpostista, sähköisellä tai paperisella lomakkeella esim. tapahtuman tai ohjatulle tunnille osallistumisen yhteydessä.
Markkinointilupa pyritään selvittämään heti liittymisen yhteydessä.
Tietosi tallentuvat rekisteriimme ja voimme lähestyä sinua markkinointimateriaalilla myöhemmin.
Henkilötietojen käsittelyn ja rekistereiden käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:
1) Joogantain sidosryhmärekisteri
-
Uutiskirjeen lähetys (Joogantain Yoga Fam)
-
Hyödyllisen tiedon jakaminen
-
Tapahtumatiedotus (tapahtumiin ilmoittautuneet)
-
Suoramarkkinointi markkinointiluvan antaneille
-
Tuotteista, palveluista ja tapahtumista kertominen
-
Yhteistyökumppani- ja sidosryhmäviestintä
-
2) Joogantain asiakasrekisteri
-
Uutiskirjeen lähetys (Joogantain Yoga Fam)
-
Hyödyllisen tiedon jakaminen
-
Asiakassuhteen hoitaminen
-
Asiakasviestintä ja ajankohtaisista asioista tiedottaminen
-
Palveluista, tuotteista ja ajankohtaisista tapahtumista kertominen
-
Sopimuksen täytäntöön panemiseen ja laskutukseen liittyvät asiat
-
4. Rekistereihin tallennettavat henkilötiedot
1) Joogantain sidosryhmärekisteri sisältää seuraavat tiedot:
Yhteystiedot
-
sähköposti (pakollinen kaikissa)
Lisäksi seuraavia tietoja saatetaan kerätä tarvittaessa:
-
nimi (ilmoittautumiset ja yhteistyökumppanin edustajat)
-
puhelinnumero (ilmoittautumiset ja yhteistyökumppanin edustajat)
-
henkilön edustama yritys
-
erityisruokavaliotoiveet (tapahtuma/kurssi-ilmoittautumisten yhteydessä, ei pakollinen)
Tietoja kerätään vain sen verran, kuin on tarpeellista yhteydenpidon varmistamiseksi ja projektien toteuttamiseksi.
2) Joogantain asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
Yhteystiedot
-
yrityksen nimi ja laskutustiedot
-
yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköposti
-
tiedot ostetuista tuotteista ja palveluista
Lisäksi seuraavia tietoja saatetaan kerätä tarvittaessa:
-
erityisruokavaliotoiveet (tapahtumailmoittautumisten yhteydessä, ei pakollinen)
-
muut sopimuksen täytäntöönpanon edellyttämät tiedot
-
muistiot tapaamisista, mikäli asiakas ei ole tätä erikseen kieltänyt (erillinen dokumentti)
Tietoja kerätään vain sen verran, kuin on tarpeellista yhteydenpidon varmistamiseksi, asiakasviestinnän toteuttamiseksi ja sopimuksen sujuvan toteutuksen varmistamiseksi.
5. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: ulla@joogantai.fi
Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (6-10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.
Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään pääosin suoraan rekisteröidyltä itseltään. Markkinointilupa todennetaan sähköisesti tai rastittamalla lupakohta lomakkeelta. Tietoja saatetaan täydentää julkisesti (kuten PRH tai yrityksen verkkosivusto) saatavilla olevilla tiedoilla.
Tiedot saadaan säännönmukaisesti:
-
rekisteröityneeltä itseltään uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä
-
asiakkaalta hänen ilmoittautuessa ryhmätunnille
-
rekisteröidyltä tai asiakkaalta itseltään ilmoittautumislomakkeen kautta (kurssit, valmennukset ja tapahtumat)
-
potentiaaliselta asiakkaalta tarjouspyynnön yhteydessä
-
asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
-
asiakkaalta itseltään verkkolomakkeen kautta
-
asiakkaalta itseltään verkkokaupan ostotapahtuman/kurssi-ilmoittautumisen yhteydessä
-
asiakkaalta itseltään sähköisen palvelun (esim. ajanvarauskalenteri tmv.) kautta
-
yhteistyökumppaneilta itseltään yhteisten projektien yhteydessä
6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Tmi Ulla Honkimaa / Joogantain ulkopuolelle.
Viestinnän tai palvelun toteuttamiseksi tietoja luovutetaan luotettaville palveluntarjoajille tietojen käsittelyä varten (esim. tilitoimisto). Yritys on varmistanut, että kaikki tietoja käsittelevät palveluntarjoajat noudattavat tietosuojalainsäädäntöä. Käytämme säännönmukaisesti Microsoftin Office 365-palvelua tietojen käsittelyyn ja säilytykseen
Pyrimme pitämään kaikki tiedot EU:n sisällä. Tietoja saatetaan kuitenkin joissain tapauksissa siirtää EU:n ulkopuolelle, mikäli palveluntarjoajan pilvipalvelun palvelimet, joille tietoja tallennetaan, sijaitsevat muualla kuin EU:ssa tai se on muuten tilatun palvelun toteuttamiseksi välttämätöntä. Tällöin varmistamme, että tietoturvataso on riittävä käsittelymaassa (esim. USA:ssa Privacy Shieldissä mukana olevat toimijat).
7. Käsittelyn kesto
Henkilötietojen käsittelyn keston yleiset periaatteet
-
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa.
-
Uutiskirje- ja markkinointilistalta rekisteröity pääsee poistumaan itse jokaisessa lähettämässämme markkinointisähköpostissamme olevan linkin kautta. Lisäksi toimimattomat sähköpostiosoitteet poistetaan säännöllisesti.
-
Kirjanpitoon liittyvät dokumentit säilytetään lakisääteisen ajan (6-10 vuotta)
8. Henkilötietojen käsittelijät
Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle esim. tilitoimisto, jolloin takaamme ennakkoselvityksin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
9. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei pääosin siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Joidenkin sopimusten tai toimeksiantojen toteuttaminen saattaa edellyttää tietojen siirtämistä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tarvittaessa. Mikäli näin on, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
10. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Tmi Ulla Honkimaa /Joogantai ei käytä kerättyjä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
Kolmannen osapuolen evästeiden keräämä data on meille anonyymiä, mutta kolmas osapuoli saattaa omissa järjestelmissään analysoida ja yhdistellä dataa esimerkiksi mainonnan kohdentamiseen tai kävijätilastointiin.
11. Verkkosivusto
Evästeet ja verkkosivustoon alustana käyttämämme Wix-palvelun tietosuoja.
Sivustolla käytetään evästeitä palveluiden kehittämiseksi, sivukävijämäärien seuraamiseksi, mainonnan kohdentamiseksi sekä käyttäjäystävällisyyden lisäämiseen. Eväste on verkkosivuston lähettämä pieni yksinkertainen tiedosto, joka tallentuu selaimelle tietokoneelle, älypuhelimeen tai tablettiin.
Evästeitä käytetään tilastollisen tiedon tuottamiseen, kävijäseurantaan, mainontaan sekä sivuston kehittämiseen. Joogantaille tiedot ovat anonyymiä dataa, eikä kerättyjä tietoja käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin. Kolmas osapuoli saattaa omissa järjestelmissään analysoida ja yhdistellä dataa laajemmin esimerkiksi kävijätilastointiin, mainonnan kohdentamiseen tai profilointiin.
On huomattava, että kolmansien osapuolten palvelut, jotka käyttävät evästeitä tai muita seurantakohteita palveluidemme kautta, voivat olla omia tietoja tietojen keräämisestä ja tallentamisesta. Näiden käytäntöjen valvonta ei kuulu tämän käytännön piiriin, emmekä käytä mitään kontrollia näihin käytäntöihin.
Näiden evästeiden käyttöä säännellään saman kolmannen osapuolen laatimien sääntöjen mukaisesti. Siksi pyydämme teitä ottamaan huomioon tietosuojaa koskevat tiedot ja tiedot siitä, miten verkkosivuilla julkaistuja evästeitä voidaan hallita tai poistaa käytöstä. Verkkosivumme käyttävät Wix-alustaa.
Tapahtumiin ilmoittautuessa käytetään Wix:n tarjoamaa ilmoittautumisalustaa. Kerätyt tiedot tallennetaan Wix.com:n tietojärjestelmään, joka toimii suojatuilla servereillä palomuurien takana. Kerättyihin tietoihin on pääsy ainoastaan sivuston ylläpitäjällä (Ulla Honkimaa/ #joogantai)
Wix-tietosuoja ja evästeet: https://www.wix.com/about/privacy
Muilta sivustoilta upotettu sisältö
Tämän sivuston blogitekstit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla. Blogiartikkeleiden yhteyteen voi olla tehty upotuksia esimerkiksi Googlen tarjoamasta YouTube-palvelusta sekä Instagram ja Facebook -julkaisuista.
Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta jos ja kun olet kirjautunut käyttäjänä sivustolle.
Evästeiden poistaminen käytöstä
Voit halutessasi poistaa evästeet käytöstä, tämä tapahtuu oman selaimesi asetuksista. Halutessasi voit myös ajoittain tyhjentää selaushistorian selaimesi asetuksista.
12. Kuinka suojelemme henkilötietojasi
Ulkopuolisten pääsy manuaaliseen aineistoon on estetty asianmukaisesti.
Käytämme asianmukaisia teknisiä tietoturvakeinoja pitääksemme tietosi turvassa järjestelmissämme. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien ja salaustekniikoiden käyttö, kulunvalvonta sekä tietojen käsittelyyn liittyvien palveluntarjoajien huolellinen valinta. Sähköiset järjestelmät on suojattu vahvasti ja kattavasti alan yleisten käytäntöjen mukaan sekä vahvoja salasanoja käyttäen.
Yrityksen käyttämät laitteet on suojattu ajantasaisella virus- ja haittaohjelmistojen torjuntaan tarkoitetulla ohjelmistolla sekä salasanoin tai numerokoodein.
Miten toimimme tietomurron tapahtuessa
Pyrimme selvittämään asiat nopeasti sekä informoimaan asianomaisia asioiden etenemisestä parhaan kykymme mukaan.
13. Tietosuojaselosteen muuttaminen ja päivittäminen
Tietosuojaselosteen muutokset ja päivittäminen saattavat perustua lainsäädännön muuttumiseen tai palveluidemme kehittämiseen. Suosittelemme, että tietosuojaselosteemme sisältöön tutustutaan säännöllisesti. Ajantasaisen tietosuojaselosteen löydät tältä sivulta ( https://www.joogantai.fi/tietosuoja).